Durch Digitalisierung schneller und besser – Umstellung weniger aufwendig als befürchtet
Die Chancen der Digitalisierung werden gerade im industriellen Mittelstand noch zögerlich wahrgenommen. In einer aktuellen Umfrage des Branchenverbandes Bitkom unter 502 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern gaben mehr als die Hälfte der Chefs an, Nachzügler in Sachen Digitalisierung zu sein. Bei kleinen und mittleren Betrieben ist der Anteil noch deutlich höher. Die Scheu vor dem Umsetzungsaufwand, Berührungsängste im Hinblick auf neue Tools und die Sorge um den Datenschutz sind Gründe dafür, warum es oft noch hakt. Das kann zum Problem werden, wenn nämlich Mitbewerber nach und nach ihre Prozesse digitalisieren, dann geraten diejenigen Unternehmen ins Hintertreffen, die dabei noch zurückhaltend sind.
Gerade im Facility Management fallen viele wiederkehrende Routinetätigkeiten an, die sich mithilfe digitaler Tools schneller und effizienter organisieren lassen. Und das ist in vielerlei Hinsicht wertvoll:
- Transparente Übersicht aller FM-Prozesse im Unternehmen: von der Fuhrpark- und Maschinenwartung über die Steuerung externer Dienstleister bis hin zur Dokumentation von internen Audits für Qualitätsprüfungen.
- Bindung von Mitarbeitern: Denn digitale Anwendungen helfen dabei, Aufgaben viel schneller und einfacher abzuarbeiten – was zu mehr Zufriedenheit bei Arbeitnehmer und Arbeitgeber führt.
- Ökologische Ziele: Digitale Tools leisten einen entscheidenden Beitrag dabei, den Workflow ökologisch effizienter zu machen. Ob beim Einsparen von Reinigungschemie, dem Vermeiden von Papierausdrucken bis hin zur Reduzierung von Schulungsaufwand.
- Für die langfristige Sicherung der Wettbewerbsposition: Wichtige Marktinformationen und Kennziffern können deutlich schneller genutzt werden und die Vernetzung unterschiedlicher Unternehmensbereiche wird erleichtert.
Die gute Nachricht ist: Der Aufwand für die Umstellung ist nicht hoch. Mit dem hier dargestellten Leitfaden können Unternehmen innerhalb von fünf Tagen ihr Facility Management ins digitale Zeitalter bringen.
Tag 1: Ziele festlegen
Welche Herausforderungen im Betrieb sollen durch die FM-Digitalisierung gelöst werden? Weniger Kosten? Eine schnellere Durchführung von Routinetätigkeiten oder eine bessere Abstimmung mit Dienstleistern?
Je klarer und eindeutiger Anforderungen im Vorwege festgelegt sind, umso leichter fällt später die Umsetzung.
Ideal ist es, die Gesamtaufgabe von Anfang an als Projekt zu definieren, ein Projektteam zu bilden, die Maßnahmen in einzelne Schritte aufzuteilen und sie mit Zuständigkeiten sowie einer Zeitplanung zu verbinden. Idealerweise sollte direkt zum Start des Projekts klar sein, wer welche Kompetenzen einbringt und ob im Bedarfsfall ein externer Berater hinzugezogen werden soll.
Tag 2: Die ersten Schritte
Jetzt geht es an die Umsetzung. Welche Tools werden benötigt, um die gewünschten Ziele zu erreichen?
Eine detaillierte Marktrecherche ist der nächste Schritt, um festzustellen, welches Tool die Anforderungen für die FM-Digitalisierung am besten erfüllt. Viele Fragen spielen dabei eine Rolle: Reicht es bereits aus, bestehende Abläufe (zum Beispiel für Wartung und Reparatur) online abzubilden? Oder sollen Prozesse im Facility Management auf die Probe gestellt und optimiert werden?
Wie sollen bestehende Daten zukünftig genutzt und welche Schnittstellen zu anderen betrieblichen Bereichen (zum Beispiel zum Einkauf oder zum Controlling) müssen hergestellt werden? Das Festlegen von Zielvorgaben in Form eines Pflichtenheftes oder eines Prozessmanagementplans helfen, die passende Anwendung zu finden. Das gilt auch für den Fall, dass ein Berater beauftragt wird. Eine Anfrage bei mehreren Dienstleistern sorgt dafür, vergleichen zu können und sich ein klares Bild über Leistungen zu verschaffen. Bei einer intelligenten und strategischen Ausrichtung der FM-Digitalisierung ist es wichtig, einen Spezialisten zu finden, der sämtliche Prozessschritte bis zum gewünschten Ziel begleitet und langfristig zur Verfügung steht. Viele IT-Anbieter haben darauf reagiert. So haben sich Branchen-Spezialisten wie die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH, die seit 28 Jahren am Markt ist, im Laufe der Zeit vom Softwareanbieter zu einem Full-Service-Berater erweitert. Sie bieten heute das gesamte Leistungsspektrum für die intelligente Digitalisierung im Facility Management an.
Tag 3: Die Implementierung
Eine Auswahl geeigneter Software liegt vor, Angebote von Beratern sind eingeholt und gesichtet. Jetzt geht es darum, die Details zu klären.
Besonders dann, wenn individuell programmierte Software zum Einsatz kommen soll, ist ein gemeinsamer Workshop zwischen dem Projektteam und dem Softwareanbieter sinnvoll. Dieses muss sorgfältig vorbereitet werden, um Missverständnisse im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit zu vermeiden. Hat die Marktrecherche ergeben, dass eine Software „von der Stange“ ausreicht, um die gewünschten Anforderungen zu erfüllen, kann diese in einer ersten Testphase oft direkt über einen Onlinezugang ausprobiert werden.
Tag 4: Der Test
Bei individuell konfigurierten Apps werden in der Regel einige Wochen gebraucht, bis ein Testdurchlauf umgesetzt werden kann. Jetzt kommt es darauf an zu prüfen, ob alle Aufgaben des Facility Managements auf der digitalen Ebene abgebildet werden können: Checklisten für die Reinigung von Büros, Gebäude oder Maschinen können eingerichtet und im Bedarfsfall mit externen Reinigungsdienstleistern abgestimmt werden. Pläne für Wartung und Reparatur der Haustechnik können ebenso festgelegt werden wie eine Zeiterfassung und die Dokumentation für das Qualitätsmanagement. Moderne Apps wie das im Facility Management häufig eingesetzte e-QSS bieten Facility-Managern einen Überblick zu allen Abläufen, ähnlich dem Cockpit in einem Flugzeug. Dabei wird die Abarbeitung von Aufträgen wie in einem Liveticker angezeigt, was auch das sofortige Einschreiten bei Problemen oder Mängeln ermöglicht.
Tag 5: Die Optimierung
Ist die Digitalisierung des Facility Managements erfolgreich auf den Weg gebracht, ist noch lange nicht Schluss. Jetzt ist es sinnvoll, Zeitfenster für eine Evaluation vorzunehmen: Vom Handling der neuen IT bis zur Optimierung der Workflows muss alles auf den Prüfstand gestellt und im Bedarfsfall optimiert werden. Wichtig ist dabei vor allem, dass alle beteiligten Mitarbeiter die neue Software fehlerfrei anwenden. Gerade für den Einsatz im Facility Management ist die Bedienbarkeit auf dem Smartphone entscheidend, da damit beispielsweise das Abhaken von Checklisten direkt bei Rundgängen im Betrieb vorgenommen werden kann.
Bei der Entscheidung für eine Software ist es deshalb empfehlenswert, dass diese intuitiv und ohne hohen Schulungsaufwand genutzt werden kann. Natürlich hängt die hier skizzierte Umsetzung der Digitalisierungsschritte im betrieblichen Facility Management davon ab, dass alle Teammitglieder bereitstehen, die IT schnell einsetzbar und Dienstleister unmittelbar verfügbar sind. Werden vom einen zum nächsten Schritt längere Zwischenräume benötigt, kann das Projekt auch an einem bestimmten, regelmäßig wiederkehrenden Wochentag umgesetzt werden. Nutzen Industrieunternehmen die Chancen der Digitalisierung für eine smarte Reorganisation des Facility Managements, legen sie einen entscheidenden Grundstein, um ihr Unternehmen für die Zukunft strategisch klug aufzustellen.
